Préparer l'assemblée générale de votre association, en un clic
Par Patrick Pied, fondateur de Gestion Séjours — dernière mise à jour :
Chaque année, le même travail revient au bureau d'une association qui gère un centre de vacances, un gîte d'étape ou un petit camping : compter les séjours, les nuitées, la part des adhérents, les recettes de la saison, les comparer à l'année d'avant, puis rédiger la convocation, l'ordre du jour, la feuille d'émargement et le procès-verbal. Souvent à partir d'un cahier ou de tableaux tenus par plusieurs personnes.
Avec Gestion Séjours, toutes ces informations sont déjà dans le logiciel, saisies au fil de la saison. Le responsable clique sur « Préparer votre assemblée générale » : le dossier complet sort en PDF, prêt à imprimer et à envoyer.
Ce que contient une assemblée générale d'association
La loi du 1er juillet 1901 n'impose pas d'assemblée générale : ce sont les statuts de l'association qui en fixent les règles. Le modèle de statuts proposé par service-public.fr et l'usage prévoient une assemblée générale ordinaire chaque année : les membres sont convoqués au moins quinze jours avant, avec l'ordre du jour ; le président expose la situation morale et l'activité ; le trésorier soumet les comptes annuels à l'approbation de l'assemblée ; l'assemblée fixe les cotisations et renouvelle le conseil. Elle valide les rapports moral, financier et d'activité, approuve les comptes et le budget prévisionnel. Un procès-verbal, signé du président et du secrétaire, garde la trace des décisions.
Le dossier préparé par le logiciel
Le responsable choisit l'année de l'exercice, tape s'il le souhaite la date, l'heure et le lieu, et obtient un document de huit pages :
- une page de garde au nom de l'association, avec la date, l'heure, le lieu et le sommaire ;
- la convocation, avec l'ordre du jour et un pouvoir à découper pour les membres absents ;
- l'ordre du jour en dix points, à lire en ouverture de séance ;
- le rapport d'activité de l'hébergement, chiffré et comparé à l'année précédente ;
- la feuille d'émargement, prête à faire signer à l'arrivée ;
- un modèle de procès-verbal, avec une case de vote par résolution et les signatures.
Un rapport d'activité qui se lit en une minute
C'est la partie qui demande le plus de temps quand on la fait à la main. Le logiciel la calcule à partir des séjours et des paiements enregistrés, sans rien ressaisir :
- les chiffres clés de l'année à côté de ceux de l'année précédente, avec l'évolution : séjours, nuitées, part des adhérents, taux d'occupation, total encaissé, moyenne par séjour, taxe de séjour ;
- les nuitées mois par mois, sur un graphique qui compare les deux années ;
- l'occupation par type d'hébergement (studios, chambres, emplacements) ;
- les encaissements par mode de paiement et par catégorie de client ;
- un texte rédigé, prêt à lire en séance.
Les cautions ne sont pas comptées dans les recettes : elles sont rendues au départ, et leur montant est indiqué à part. Les séjours annulés ne sont pas comptés non plus.
La convocation et le pouvoir, prêts à envoyer
La convocation reprend le nom de l'association, la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour. En bas de page, un pouvoir permet à un membre absent de se faire représenter. Les cases que vous n'avez pas remplies sont imprimées en pointillés, à compléter à la main.
Ce qui reste à votre charge
Gestion Séjours connaît l'activité d'hébergement : séjours, nuitées, paiements, taxe de séjour. Il ne tient pas la comptabilité générale de l'association : les charges, les subventions et les cotisations n'y sont pas. Le rapport financier et les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) restent donc préparés par le trésorier — le dossier le rappelle en toutes lettres. Le rapport moral reste, lui, la parole du président. Enfin, les modèles suivent l'usage : vérifiez le délai de convocation, le quorum et les règles de vote fixés par vos statuts.
Cette fonction fait partie du logiciel Gestion Séjours, conçu avec un centre de vacances associatif pour tenir le bureau des réservations : planning partagé, paiements, contrats, registre du logeur, et ce dossier d'assemblée générale. Voir les tarifs ou essayer la démonstration en ligne.
Questions fréquentes
Une association est-elle obligée de tenir une assemblée générale ?
La loi du 1er juillet 1901 ne l'impose pas : ce sont les statuts de l'association qui fixent ses règles. En pratique, presque toutes les associations prévoient une assemblée générale ordinaire chaque année, pour approuver les rapports et les comptes et renouveler le conseil.
Faut-il ressaisir les séjours pour préparer le rapport d'activité ?
Non. Le rapport reprend les réservations et les paiements déjà enregistrés dans le logiciel au fil de la saison : rien n'est ressaisi.
Le logiciel prépare-t-il aussi les comptes annuels ?
Non. Gestion Séjours connaît l'activité d'hébergement : séjours, nuitées, paiements, taxe de séjour. Le bilan, le compte de résultat et l'annexe restent établis par le trésorier ; le dossier le rappelle en toutes lettres.